Incoterms® 2020: bắt đầu từ chi phí, giao hàng và rủi ro

Tóm tắt

Incoterms® 2020 do ICC ban hành, gồm 11 điều kiện mô tả việc phân chia nhiệm vụ, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua. Không nên xem ba chữ viết tắt là toàn bộ hợp đồng mua bán.

Nhìn thành ba câu hỏi riêng

Ai tổ chức từng chặng? Ai thanh toán từng khoản? Khi nào rủi ro chuyển từ bên bán sang bên mua? Ba câu hỏi có thể có câu trả lời khác nhau. Đặc biệt, bên trả cước đến nơi đến không nhất thiết chịu rủi ro đến tận đó. Điều khoản thanh toán, chất lượng hàng và chuyển quyền sở hữu vẫn cần được thỏa thuận trong hợp đồng riêng.

Hai nhóm điều kiện và cách đọc tên gọi

Incoterms cần được đọc cùng địa điểm và phiên bản. Bảng dưới là bản định hướng do GENLOG biên soạn, không thay thế nội dung quy tắc ICC. Các chữ viết tắt không tự xác định ai sở hữu hàng hoặc ngân hàng sẽ thanh toán lúc nào.

Quy trình chọn điều kiện trong sáu bước

1. Vẽ hành trình thực tế từ địa chỉ xuất hàng đến địa chỉ nhận cuối, ghi cả chặng xe, kho, terminal và tàu. Nếu hàng đi nhiều phương thức, đừng chỉ nhìn chặng biển để chọn điều kiện.
2. Đánh dấu sự kiện bên bán thực sự có thể bàn giao và lấy bằng chứng. Ghi ai ký nhận, chứng từ nào xác nhận và bên nào kiểm soát hàng ngay sau sự kiện đó.
3. Xác nhận khả năng làm thủ tục tại cả hai đầu. Tên một điều kiện trong hợp đồng không tự tạo tư cách để người mua làm xuất khẩu hoặc người bán làm nhập khẩu.
4. Tách người tổ chức, người trả tiền và người chịu rủi ro trên từng chặng thành ba cột. Nếu các bộ phận đang đưa ra câu trả lời khác nhau, cần giải quyết trước khi chốt giá.
5. Đối chiếu phương án bảo hiểm, yêu cầu vận đơn và thanh toán với bộ phận phụ trách. Không dùng Incoterms để thay điều khoản về chất lượng, sở hữu, thanh toán hay xử lý vi phạm.
6. Ghi điều kiện, địa điểm đủ chi tiết và phiên bản vào hợp đồng; đưa cùng thông tin sang yêu cầu báo giá, SI và chỉ dẫn giao nhận có liên quan.

Tình huống thực hành: cùng một kho nhưng khác phạm vi

Một nhà máy ở Bình Dương dự kiến giao container tại kho cho người vận chuyển do người mua chỉ định. Trước khi chọn thuật ngữ, nhóm vận hành cần xác nhận xe nào vào kho, ai bốc hàng, ai kiểm đếm và ai thực hiện thủ tục xuất. Không nên lấy câu “người mua tự lo vận chuyển” để kết luận ngay EXW.

Nhóm mua hàng lập hai phương án trên cùng điểm nhận cuối. Phương án thứ nhất để bên mua thu xếp nhiều việc ở đầu xuất; phương án thứ hai có phần việc đầu xuất do bên bán thực hiện. Mỗi phương án phải kèm một danh sách nhiệm vụ và bằng chứng bàn giao; chỉ so giá sau khi các bên xác nhận phạm vi đó có thể thực hiện.

Nếu hợp đồng đang ghi địa điểm rất rộng, cần làm rõ địa chỉ và điểm giao thay vì tự điền vào chứng từ một cách hiểu riêng. Khi thay điểm lấy hàng, nhóm phụ trách phải đánh giá lại giá, mốc giao và chứng từ; không chỉ sửa địa chỉ trên booking.

Các hiểu nhầm cần xử lý trước khi ký

• “Bên trả cước chịu mọi rủi ro”: hãy chỉ ra riêng mốc giao và khoản cước; hai nội dung không luôn trùng nhau.
• “Có Incoterms là đủ hợp đồng”: vẫn phải thỏa thuận hàng hóa, giá, thanh toán, quyền sở hữu và cách xử lý bất đồng.
• “Ghi tên quốc gia là đủ”: hãy bổ sung cảng, kho, địa chỉ hoặc điểm giao theo điều kiện được chọn.
• “Đội vận hành có thể tự đổi điều kiện”: thay đổi phạm vi thương mại cần có người có thẩm quyền xác nhận, không chỉ một email điều xe.

Hỏi nhanh: có thể dùng phiên bản cũ không? Các bên phải xác định rõ phiên bản đã thỏa thuận; không tự động thay một hợp đồng đang có hiệu lực chỉ vì đang đọc bài hướng dẫn phiên bản 2020. Khi có điểm không thống nhất, quay lại văn bản hợp đồng và người phụ trách giao dịch.

Checklist trước khi chốt

Xác định hàng đi container, hàng rời hay nhiều phương thức. Thống nhất chính xác nơi giao và nơi đến. Ghi rõ ai làm thủ tục xuất, nhập và mua bảo hiểm nếu áp dụng. So lại báo giá vận chuyển với phạm vi hợp đồng mua bán. Lưu bản hợp đồng và mọi xác nhận sửa đổi cùng mã lô hàng.

Nguồn tham khảo

GENLOG biên soạn hướng dẫn thực hành từ nguồn công khai, cập nhật ngày 24/10/2026. Ví dụ là tình huống minh họa, không phải biểu phí hoặc mẫu hợp đồng chính thức.

Bài tiếp theo

FOB và CIF: trả cước đến đâu, rủi ro chuyển ở đâu?